Google เอกสารมีความสะดวกอย่างเหลือเชื่อ แต่การแชร์ลิงก์อย่างขาดความรับผิดชอบสามารถเปิดเผยเอกสารที่อาจดูเหมือนเป็นส่วนตัวได้
หลายคนยกย่อง Google Docs สำหรับความเก่งกาจและตัวเลือกอันล้ำค่าในการแชร์เอกสารกับบางคน แต่ตัวเลือกการแบ่งปันเหล่านั้นและวิธีการใช้งานสามารถเปิดประตูสำหรับการละเมิดความเป็นส่วนตัวขนาดใหญ่ ในบางครั้งการใช้อินเทอร์เน็ตในระดับมืออาชีพเป็นเรื่องยากอย่างน่าใจหายและหลีกเลี่ยงการพึ่งพาบริการของ Google แต่มีหลายวิธีในการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเหล่านั้นและปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลไปพร้อม ๆ กัน
ชุดคุณลักษณะของ Google มีประโยชน์สำหรับทุกคนที่สามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ บริษัท สนับสนุนขุมทรัพย์ของโปรแกรมฟรีสำหรับทุกสายงานเช่น Gmail, Google ชีต, Google ไดรฟ์, Google Maps และ Google เอกสาร เครื่องมือทั้งหมดเหล่านี้มีตัวเลือกการแบ่งปันที่น่าประทับใจ ทำให้ผู้ใช้สามารถแบ่งปันข้อมูลและทำงานร่วมกันในโครงการต่างๆ และบางส่วนก็ใช้งานได้สนุก
เลื่อนต่อไปเพื่ออ่านต่อ คลิกปุ่มด้านล่างเพื่อเริ่มบทความนี้ในมุมมองด่วน
น่าเสียดายที่การใช้ประโยชน์จากตัวเลือกการแบ่งปันเหล่านี้ก่อให้เกิดความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุด ใน Google เอกสารวิธีการแชร์ลิงก์ที่ง่ายที่สุดคือการเปิดการแชร์ลิงก์เพื่อสร้าง URL เฉพาะสำหรับเอกสารและส่งลิงก์นั้นไปให้เพื่อนร่วมงาน แม้ว่าการดำเนินการโดยตรงในการส่งลิงก์ไปยังบุคคลนั้นค่อนข้างปลอดภัย แต่หากเอกสารนั้นมีลิงก์ใด ๆ ที่ไปยังเว็บไซต์อื่น ๆ การคลิกลิงก์เหล่านั้นจะส่ง URL ก่อนหน้า (ลิงก์ที่สร้างขึ้นโดยส่วนตัวเพื่อแชร์เอกสารนั้นเอง) ไปยัง ไดเรกทอรีของไซต์ใหม่ ไม่ใช่วิธีปฏิบัติที่ชั่วร้ายโดยเนื้อแท้ แต่เป็นเพียงส่วนหนึ่งที่ไม่ค่อยมีใครรู้ว่าอินเทอร์เน็ตทำงานอย่างไร
วิธีรักษาความเป็นส่วนตัวเมื่อส่ง Google เอกสาร
วิธีที่ง่ายที่สุดและมีประสิทธิภาพที่สุดวิธีหนึ่งในการแบ่งปัน Google เอกสารอย่างปลอดภัยคือการแบ่งปันกับบางคน มีสองสามวิธีในการทำสิ่งนี้ให้สำเร็จ วิธีที่เร็วที่สุดคือปิดการแชร์ลิงก์ไว้และเลือก 'บุคคลที่ระบุ' ในตัวเลือกการแชร์ลิงก์แทน สิ่งนี้ต้องการให้อีกฝ่ายเข้าสู่ระบบบัญชี Google แต่ถ้างานนั้นหมายถึง การส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ในเอกสารน่าจะคุ้มค่ากับขั้นตอนเพิ่มเติม หากไฟล์มีลิงก์และผู้ใช้คลิกลิงก์เหล่านั้น URL จะยังคงบอกเว็บไซต์อื่น ๆ ว่าผู้ใช้อยู่ที่ไหนเมื่อคลิกลิงก์อย่างไรก็ตามจะไม่อนุญาตให้ไซต์เหล่านั้นอ่านเอกสารเองเนื่องจากมีการตั้งค่าตัวเลือกการแชร์ลิงก์ เพื่อ จำกัด การเข้าถึงเฉพาะคนที่เลือกเท่านั้น
อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้ Google Groups เส้นทางนี้กำหนดให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google แต่ในการแลกเปลี่ยนเส้นทางนี้จะสร้างรายชื่อบุคคลที่สามารถแบ่งปันสิ่งใด ๆ ได้โดยเฉพาะ นี่เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมหากงานนั้นต้องแชร์เอกสารกับคนจำนวนมากบ่อยๆ แต่ละกลุ่มจะมีที่อยู่อีเมล '@googlegroups' ที่เชื่อมโยงกัน ดังนั้นแทนที่จะใส่ที่อยู่อีเมลของบุคคลใดบุคคลหนึ่งเมื่อเลือกว่าจะแบ่งปันเอกสารที่ไหน ให้ใช้อีเมลกลุ่มนั้นแทน เป็นความคิดที่ดีในการติดตามสมาชิกของกลุ่มเพื่อรักษาความตระหนักว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ที่แชร์และง่ายต่อการลบคนที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการ
ท้ายที่สุดแล้วเช่นเดียวกับกรณีที่สื่อสารทางออนไลน์การคำนึงถึงการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวเมื่อแบ่งปันข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ ด้วยการใช้การแชร์ลิงก์อย่างชาญฉลาด Google Docs สามารถเป็นได้ทั้งปลอดภัยและปลอดภัย